Chương II TỔ CHỨC THI

Điều 4. Quy trình tổ chức

STT	Nội dung công việc	Đơn vị/ cá nhân thực hiện	Minh chứng	Thời gian thực hiện
1.	Thông báo cho người học hình thức thi đánh giá cuối kỳ	Giảng viên phụ trách học phần	Hình thức thi theo đề cương chi tiết	Tuần học đầu tiên của học kỳ
2.	Đăng ký hình thức thi và lập bảng tổng hợp hình thức tổ chức thi cuối kỳ của Khoa/Tổ/Bộ môn gửi về Phòng KT &ĐBCLGD	Khoa/Tổ/Bộ môn	- Tệp tin tổng hợp hình thức thi theo đơn vị; - Dữ liệu đăng ký hình thức thi trên hệ thống	Sau 02 tuần học đầu tiên của học kỳ
3.	Lập lịch thi và kế hoạch tổ chức thi cuối kỳ thông báo cho các đơn vị	Phòng KT&ĐBCLGD	Lịch thi, kế hoạch thi	Trước kỳ thi 2 tuần
4.	Xây dựng đề thi	Khoa/Tổ/Bộ môn, Giảng viên phụ trách học phần	Đề thi	Trước kỳ thi
5.	Tổ chức phòng thi, tạo cơ sở dữ liệu thí sinh dự thi	Phòng KT&ĐBCLGD /Đào tạo/ CSVC/ TTCNTT&HL/ Khoa/Bộ môn	Danh sách thi, phòng thi, tài khoản thi cho thí sinh, phòng máy	Trước kỳ thi
6.	Hoàn thành chấm thi và tải dữ liệu thi lưu theo đơn vị tổ chức	Cán bộ chấm thi ; Khoa/Tổ/Bộ môn	Kết quả thi, Bài thi, bảng điểm và danh sách thi	Theo Qui định thi KTHP hình thức đào tạo chính quy theo tín chỉ số 429/QĐ-ĐHNN, ngày 31/01/2024

Điều 5. Hình thức thi

Các Khoa/Tổ, Bộ môn lựa chọn một hoặc nhiều hình thức thi kết hợp theo đề cương chi tiết cho từng học phần thi và gửi về Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục (KT&ĐBCLGD) theo kế hoạch tổ chức thi kết thúc học phần ở từng học kỳ.

Điều 6. Kế hoạch thi

1. Căn cứ kế hoạch học tập, thi theo kế hoạch đào tạo và hình thức thi theo đề cương chi tiết do Khoa/Bộ môn đăng ký, Phòng KT&ĐBCLGD xây dựng kế hoạch thi kết thúc học phần, chuẩn bị danh sách thi và thông báo cho Khoa/Bộ.

2. Phòng KT&ĐBCLGD công bố công khai lịch thi đến thí sinh chậm nhất trước kỳ thi 02 tuần.

3. Phòng KT&ĐBCLGD chủ trì tổ chức thi các học phần môn chung; Khoa, Bộ môn chủ trì tổ chức các học phần môn riêng (sau đây gọi chung là đơn vị tổ chức thi) xây dựng kế hoạch giao nhận đề thi/đáp án, mã hóa đề thi tải lên phần mềm thi/ hệ thống thi và tổ chức thi.

4. Căn cứ vào kế hoạch thi, Phòng Cơ sở vật chất và Trung tâm Công nghệ thông tin và học liệu chuẩn bị các điều kiện cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin để tổ chức thi; Phòng Tổ chức - Hành chính giám sát công tác tổ chức thi.

Điều 7. Đề thi

1. Trưởng bộ môn chịu trách nhiệm phân công giảng viên ra đề thi kèm đáp án. Yêu cầu về đề thi, thời gian làm bài, quản lý đề thi được thực hiện theo quy định hiện hành.

2. Đề thi chính thức và dự bị sau khi được lãnh đạo khoa hoặc Trưởng bộ môn phê duyệt được giao cho cán bộ ra đề hoặc người được ủy quyền mã hóa đề thi lên phần mềm thi/ hệ thống thi . Đề thi được thiết lập quyền truy cập ca thi đúng thời gian thi theo lịch thi.

3.Công tác xây dựng, quản lý và sử dụng ngân hàng đề thi kết thúc học phần được thực hiện theo quy định hiện hành.

Điều 8. Chuẩn bị kỳ thi

1. Phòng KT&ĐBCLGD công bố công khai lịch thi, danh sách thi, trong đó ghi rõ hình thức thi, hệ thống thi/ phần mềm thi đến thí sinh trước ngày thi 02 tuần.

2. Các đơn vị chủ trì tổ chức thi phối hợp với Tổ hỗ trợ kỹ thuật chuẩn bị phòng thi , phân công CBCT, CBChT, CBKT, CBGS để triển khai công tác tổ chức thi theo nguyên tắc:

a) Phòng thi không quá 40 thí sinh: 02 CBCT

b) Phòng thi từ 41 đến 80 thí sinh : 03 CBCT

c) Số phòng thi ít hơn hoặc bằng 5 : 01 CBKT, 01 CBGS

3. Địa điểm thi của thí sinh tại các phòng máy trường Đại học Ngoại ngữ, các máy tính được cài đặt phần mềm thi/hệ thống thi, phải đảm bảo mỗi thí sinh một máy, số máy tính dự phòng tại mỗi phòng ít nhất 5% trên tổng số thí sinh của một phòng thi.

Điều 9. Tổ chức thi

1. Đơn vị chủ trì tổ chức thi cung cấp danh sách thi và các biểu mẫu, biên bản để CBCT điểm danh, theo dõi quá trình thi.

2. Cán bộ mã hóa đề thi hoặc người được phân công thực hiện cài đặt, thiết lập dữ liệu đề thi lên phần mềm thi/hệ thống thi, đảm bảo đúng thời gian để thí sinh truy cập được vào ca thi nhận đề thi theo đúng lịch thi đã thông báo.

3. Lãnh đạo đơn vị tổ chức thi, CBCT, CBGS và CBKT có trách nhiệm giám sát phòng thi, xử lý giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến thủ tục thi trong suốt quá trình thi.

4. Kết thúc buổi thi, CBCT phối hợp với CBKT kiểm tra danh sách thí sinh dự thi và dữ liệu thi đã được lưu thành công trên phần mềm thi/hệ thống thi và bàn giao hồ sơ, biểu mẫu coi thi về Thư ký đơn vị tổ chức thi.

5. Sau buổi thi, đơn vị tổ chức triển khai công tác chấm thi, kết quả thi và hồ sơ được đơn vị tổ chức tải về lưu trữ tại đơn vị.

Điều 10. Công tác lưu trữ

1. Lưu trữ hồ sơ thi: Đơn vị tổ chức thi tổ chức lưu trữ kết quả thi, hồ sơ liên quan của kỳ thi theo đúng quy định để phục vụ công tác kiểm tra, kiểm định chất lượng giáo dục và thanh tra trong trường hợp cần thiết.

2. Lưu trữ dữ liệu thi

Đơn vị tổ chức thi chịu trách nhiệm tải kết quả thi và hồ sơ tổ chức lưu trữ tại đơn vị.

3. Thời gian lưu trữ đề thi, đáp án, bài thi, bảng điểm và hồ sơ tổ chức thi theo quy định hiện hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo và quy định của Nhà trường.

Điều 11. Trách nhiệm của thí sinh dự thi

1. Đọc kỹ hướng dẫn sử dụng phần mềm thi/hệ thống thi khi được giảng viên giảng dạy thông báo về hình thức thi, phần mềm thi/hệ thống thi.

2. Có mặt tại phòng thi theo lịch thi đã thông báo. Thí sinh đến chậm quá 15 phút kể từ khi cán bộ coi thi cho phép thí sinh đăng nhập vào phần mềm thi/hệ thống thi thì sẽ không được dự thi học phần đó.

3. Bảo mật tài khoản ở các phần mềm/hệ thống thi đã được cấp.

4.Chỉ được mang vào khu vực thi giấy tờ tùy thân, bút viết để sử dụng trong quá trình thi, không được mang các tài liệu, thiết bị vào khu vực thi, phải thực hiện theo hiệu lệnh của CBCT trước khi vào phòng thi đúng quy định :

a) Xuất trình thẻ sinh viên (hoặc giấy tờ tùy thân có ảnh) để CBCT đối chiếu; thí sinh không có giấy tờ tùy thân sẽ không được vào thi.

b) Nghe CBCT phổ biến Quy định thi và hướng dẫn cách làm bài thi, sử dụng phần mềm thi/hệ thống thi.

5. Thí sinh nhận và làm quen với máy tính; đăng nhập vào phần mềm/ hệ thống thi bằng tài khoản được cấp để thực hiện làm bài thi trên máy tính. Làm bài theo hướng dẫn đối với từng phần thi hoặc từng kỹ năng thi; Trong quá trình thi nếu thí sinh gặp sự cố về máy tính hay những bất thường khác cần báo ngay cho CBCT;

6. Thí sinh không được thoát ra khỏi tài khoản đăng nhập trong suốt quá trình làm bài thi hoặc tái khơi động lại màn hình, máy vi tính, đường truyền bằng bất cứ hình thức nào; Không sử dụng các kênh tra cứu, tài liệu ; không được bật các thiết bị, chương trình khác ngoài phần mềm/hệ thống thi trên máy tính, trong thời gian làm bài thi không được trao đổi, có hành vi gian lận, phát tán đề thi, hình ảnh, âm thanh liên quan đến bài thi ra khỏi phòng thi;

7. Nếu thí sinh gặp sự cố về máy tính trong quá trình thi, phải báo ngay cho CBCT để được chuyển sang máy tính khác và đảm bảo đủ thời gian làm bài.

8. Khi hết thời gian làm bài thí sinh ngừng làm bài ngay và thực hiện các thao tác tiếp theo dưới sự hướng dẫn của cán bộ coi thi; Chỉ rời khỏi phòng thi khi đã được CBCT kiểm tra, xác nhận đã nộp bài thi hoặc hoàn thành phần thi. Ký tên vào danh sách dự thi rồi mới được rời phòng thi.

Điều 12. Trách nhiệm của Cán bộ coi thi

1. Có mặt tại phòng thi trước giờ thi 15 phút, hỗ trợ công tác chuẩn bị máy, đúng giờ làm nhiệm vụ.

2. Điểm danh thí sinh theo danh sách thi, đánh số báo danh và đảm bảo thí sinh ngồi đúng vị trí theo số báo danh qui định. Kiểm tra giấy tờ tùy thân, nhận diện thí sinh dự thi trước khi vào phòng thi. Không có giấy tờ tùy thân thì không được tham dự thi.

3. Phổ biến các hướng dẫn cách làm bài thi trên máy tính qua phần mềm/hệ thống thi của nhà trường, thông báo đến sinh viên thời gian bắt đầu nhận đề thi, nhắc nhở theo dõi thời gian làm bài, hỗ trợ tương tác phần mềm thi/hệ thống thi (nếu cần). Không đứng gần sinh viên khi đang làm bài.

4. CBCT không làm việc riêng và luôn giám sát thí sinh trong quá trình thi, phối hợp cùng CBKT hỗ trợ thí sinh xử lý sự cố, đồng thời nhắc nhở nếu có biểu hiện vi phạm quy chế thi.

5. Khi có những sự cố về phần mềm thi/hệ thống thi, đường truyền tín hiệu hình ảnh, âm thanh hoặc các tình huống bất thường khác, CBCT lưu lại minh chứng, phối hợp cùng cán bộ kỹ thuật để xử lý sự cố và có biên bản kèm theo.

6. Kết thúc buổi thi, CBCT thực hiện đầy đủ các biểu mẫu, biên bản báo cáo tình hình của buổi thi, các sự số trong quá trình trình thi kèm các minh chứng về đơn vị tổ chức thi.

Điều 13. Trách nhiệm của Cán bộ kỹ thuật

1. CBKT là cán bộ có chuyên môn về tin học, mạng, kỹ thuật máy tính, có nhiệm vụ hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình tổ chức thi trên máy tính tại Trường Đại học Ngoại ngữ.

2. Trước ngày thi, Phòng Cơ sở Vật chất phân công CBKT kiểm tra các phòng máy đảm bảo các máy tính hoạt động tốt và được cài đặt phần mềm thi/hệ thống thi.

3. CBKT có mặt cùng CBCT có mặt tại phòng thi và khởi động các máy tính, đảm bảo các máy tính được khởi động trước giờ bắt đầu thi 10 phút .Hỗ trợ xử lý các sự cố về đường truyền, máy tính, phần mềm thi/hệ thống thi trong quá trình thi. Cùng với CBCT ghi lại các minh chứng sự cố (nếu có) để báo cáo nhà trường qua đơn vị tổ chức thi.

Điều 14. Trách nhiệm của Cán bộ giám sát thi

1. Có mặt đúng giờ thi để thực hiện công tác giám sát thi.

2. Mỗi CBGS giám sát thi tối đa 5 phòng thi.

3. CBGS có trách nhiệm giám sát thí sinh, CBCT, CBKT tại các phòng thi được phân công, khi phát hiện các vấn đề vi phạm quy định thi, lập biên bản cùng minh chứng và báo cáo về lãnh đạo trực thi.

4. Cuối buổi thi, CBGS lập biên bản giám sát thi báo cáo về đơn vị tổ chức thi.

Điều 15. Trách nhiệm của Thư ký coi thi

1. Thư ký coi thi, theo sự phân công của Lãnh đạo đơn vị tổ chức thi, có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, biểu mẫu phục vụ cho công tác tổ chức thi và bàn giao cho CBCT của ca thi ít nhất 15 phút trước giờ thi.

2. Sau khi kết thúc ca thi, Thư ký có trách nhiệm tiếp nhận lại từ CBCT các biểu mẫu báo cáo, biên bản (nếu có) và các hồ sơ liên quan, đồng thời kiểm tra đầy đủ, chính xác thông tin và tình hình phòng thi được CBCT ghi nhận.

Điều 16. Trách nhiệm của Lãnh đạo trực thi

1. Lãnh đạo trực thi là cán bộ quản lý của đơn vị, Trưởng, Phó bộ môn có trách nhiệm giám sát, chỉ đạo toàn diện công tác tổ chức và diễn biến buổi thi tại đơn vị.

2. Phối hợp với CBCT, CBKT, CBGS và thư ký coi thi để đảm bảo kỳ thi diễn ra đúng quy chế, xử lý kịp thời các tình huống phát sinh (nếu có).

3. Tiếp nhận, xử lý và xác nhận các báo cáo, biên bản, minh chứng liên quan từ các bộ phận, tổng hợp và báo cáo về đơn vị tổ chức thi theo quy định.