Hướng dẫn chứng thực điện tử

Hướng dẫn này nhằm mục đích giúp các bạn Sinh viên/Học viên có thể chứng thực các giấy tờ liên quan cá nhân trên môi trường điện tử và có giá trị pháp lý tương đương bản chứng thực giấy.

1. Chứng thực bản sao điện tử là gì?

Theo Khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP thì “Chứng thực điện tử” hay “Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.

Trong đó, bản sao điện tử là bản chụp dưới dạng điện tử từ bản chính dạng văn bản giấy hoặc tập tin có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc, bản chính dạng văn bản giấy.

2. Giá trị pháp lý của chứng thực bản sao điện tử

Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử từ bản chính như sau:

- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức của Việt Nam; cơ quan, tổ chức của nước ngoài; cơ quan, tổ chức của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

Có thể thấy, chứng thực điện tử dù là thực hiện thông qua hình thức trực tuyến, tuy nhiên vẫn là do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đảm bảo thực hiện, có giá trị pháp lý.

Đồng thời, theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 45/2020/NĐ-CP thì các thủ tục hành chính được thực hiện, thao tác, tiến hành trên môi trường điện tử cũng có giá trị pháp lý như các hình thức thủ tục hành chính khác theo quy định pháp luật.

3. Hướng dẫn thực hiện chứng thực bản sao điện tử

Cá nhân, tổ chức đăng ký chứng thực điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia như sau:

Bước 1: Cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực điện tử cần truy cập vào website https://dichvucong.gov.vn/, đăng nhập/đăng ký tài khoản, sau đó ấn chọn mục Dịch vụ công trực tuyếtuyến, chọn dịch vụ chứng thực như hình bên dướidưới

Bước 2: Chọn cơ quan chứng thực: Chọn cơ quan chứng thực phù hợp với địa phương bạn và bấm Đồng ý

Bước 3: Đặt lịch hẹn chứng thực: khi đã cập nhật lựa chọn cơ quan, tổ chức chứng thực. Màn hình sẽ hiển thị thông tin của người yêu cầu chứng thực và cho người yêu cầu lựa chọn ngày hẹn, giờ hẹn cụ thể. Thì lúc này các cá nhân, tổ chức làm theo hướng dẫn ấn vào mục “Đặt lịch hẹn” thì màn hình sẽ hiển thị: Đặt lịch hẹn và xác nhận thành công.

Lưu ý: Đối với mỗi loại văn bằng/giấy tờ cần công chứng bạn phải đặt 1 lịch hẹn tương ứng.

Ví dụ: Tôi có 1 Bảng điểm đại học, 1 Bằng tốt nghiệp đại học cần công chứng điện tử thì bạn phải tạo 02 lịch hẹn.

Nếu bạn đặt lịch hẹn thành công, hệ thống sẽ thông báo như sau:

Bước 04: Bạn mang theo giấy tờ gốc cần chứng thực đến tại cơ quan chứng thực mà bạn đã đặt lịch hẹn và yêu cầu cơ quan công chứng chứng thực như đã nêu trong lịch hẹn.

Sau khi cơ quan công chứng, chứng thực điện tử xong thì trong tài khoản dịch vụ công của bạn sẽ xuất hiện kết quả như sau:

Trong kết quả của các thủ tục chứng thực, bạn tải file PDF và kiểm tra con dấu (Chữ ký số) mà cơ quan có thẩm quyền đã ký